Privacyverklaring


Algemeen Pony Connect, gevestigd te Wulfhoek 13, 9850 Nevele, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.  

Contactgegevens:
     
Pony Connect
                                  
Wulfhoek 13, 9850 Nevele

Tel.: 0487 67 03 37
E-mailadres: info@ponyconnect.be
Website: www.ponyconnect.be  

Waarom worden de gegevens bewaard?
Je persoonsgegevens worden door Pony Connect verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:  
§  voor lidmaatschap bij Pony Connect (uitvoering overeenkomst en/of wettelijke verplichting)
§  voor lidmaatschap en verzekering bij de Vlaamse Liga Paardensport vzw (VLP) (uitvoering overeenkomst)
§  om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Pony Connect, bv. inschrijving voor de kampen, lessen, opleidingen (uitvoering overeenkomst)
§  voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
§  voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
§  om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is (uitvoering overeenkomst)
§  beeldmateriaal (sfeerbeelden): voor sportpromotionele doeleinden en promotie van de club (facebookpagina, flyers en ander promotiemateriaal, website en/of sfeerreportages) (gerechtvaardigd belang en/of toestemming)
§  om te kunnen pension verschaffen voor uw paard bij Pony Connect (uitvoering overeenkomst)  

Welke gegevens worden verwerkt?
Voor de bovenvermelde doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:  
§  persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer(s) en e-mail
§  persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum en nationaliteit
§  beeldmateriaal (foto's en/of video's)  
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.  

Waar verzamelt Pony Connect de gegevens?
De gegevens worden via online formulieren en applicaties voor ledenadministratie verzameld en vervolgens ingebracht in de online databank van de Vlaamse Liga Paardensport vzw (VLP) voor het lidmaatschap en de verzekering.  Deze databank wordt ook gebruikt door de Koninklijke Belgische Ruitersportfederatie vzw (KBRSF) en de Ligue Equestre Wallonie Bruxelles (LEWB). Voor de privacyverklaring van de ruitersportfederaties: zie respectievelijk www.vlp.be, www.equibel.be en www.lewb.be. Beeldmaterieel wordt verzameld tijdens clubactiviteiten en bewaard op een datadrager van een clubverantwoordelijke.  

Wie verwerkt binnen Pony Connect de gegevens?
De gegevens worden binnen onze club verwerkt door Julie Verstraete, bedrijfsleider; Viola Van Rossum, lesgever-coördinator; Marie Iserbyt, lesgever-coördinator.  

Wie krijgt de gegevens?

Via de ledenadministratie door onze club in de online databank van de Vlaamse Liga Paardensport vzw (VLP) komen de gegevens terecht bij de ruitersportfederaties.  
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.   Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
§  het verzorgen van de internetomgeving (webhosting);
§  het bijhouden van e-mails en agenda online (Google);
§  het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailingsoftware);
§  het bijhouden van ledendata en inschrijvingen (CRM-software);
§  het indienen van audities bij Parelli USA.  

Wij geven geen persoonsgegevens door aan verwerkers/andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.  
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.  
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.  

Hoelang worden de gegevens bewaard?
Pony Connect bewaart de bovenvermelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.  Pony Connect verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar, na het jaar waarin de gegevens door jou werden meegedeeld aan Pony Connect.  

Hoe worden de gegevens beveiligd?
Pony Connect neemt de bescherming van je gegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.  
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:  
§  alle personen die namens Pony Connect van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
§  documenten en papieren lijsten voor de ledenadministratie worden zorgvuldig bewaard opdat anderen dan de personen die de gegevens verwerken en bewaren er geen kennis van kunnen nemen; 
§  we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze apparaten waarmee wij toegang hebben tot de online databanken;
§  de toegang tot de online databank van VLP is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord;
§  we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
§  onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens  

Hoe is de eventuele uitoefening van de rechten van betrokkenen georganiseerd?

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. 
Via de hoger vermelde contactgegevens kan je ons hiervoor contacteren. 
 
Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.  
Je hebt ook het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gevolg kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  
Er dient wel voor ogen te worden gehouden dat Pony Connect in bepaalde gevallen niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan het verzoek tot inzage, aanpassing, verwijdering of overdraging, bv. omwille van wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang (bewaren, statistische analyse, wetenschappelijk of historisch onderzoek), voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie.  

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.  
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).  

Wijziging privacyverkaring

Pony Connect kan deze privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 30/5/2018.
  • Foto's by: M. Verstraete, B. Neckebroeck, A. Van Yperen-Dedeyne, C. Van de Winkel, Z. De Meyer